Частина ІІ МОДУЛЬ II – МАЙСТЕР-ФАЙЛ СИСТЕМИ ФАРМАКОНАГЛЯДУ

II.A. Вступ

Законодавчу вимогу щодо ведення та надання на запит МФСФ заявниками (власниками реєстраційного посвідчення) було введено Директивою 2010/84/ЄС [3], що внесла зміни відносно фармаконагляду до Директиви 2001/83/ЄС [1] (див. преамбулу (7) і (35), статтю 23(4), статтю 104(3)(b) Директиви 2010/84/ЄС), і Регламентом (ЄС) № 1235/2010 [4], що вніс зміни відносно фармаконагляду лікарських засобів для людини у Регламент (ЄС) № 726/2004 [5] (див. преамбулу (22) і (25), статтю 16(3а) Постанови (ЄС) № 1235/2010) з метою гармонізації та посилення діяльності з фармаконагляду в ЄС та в Україні згідно положень Порядку [2] ^N.

Визначення МФСФ надано у статті 1(28е) Директиви 2001/83/ЄC [1] та у Порядку [2] ^N, а мінімальні вимоги щодо його змісту та підтримки викладені в Імплементаційній постанові Комісії (ЄС) № 520/2012 (далі – ІП 520/2012) [6] щодо ведення діяльності з фармаконагляду, передбаченої Регламентом (ЄС) № 726/2004 [5] та Директивою 2001/83/ЄС [1] та у додатку №11 до Порядку[2]^N. Детальні вимоги, викладені в Імплементаційній постанові Комісії, та у додатку №11 до Порядку[2]^N додатково обґрунтовуються настановою у даному модулі ННПФ.

МФСФ повинен бути розміщений у приміщенні за місцезнаходженням, де ведеться основна діяльність з фармаконагляду заявника (власника реєстраційного посвідчення), або де працює УОВФ/ КОВФ^N (стаття 7(1) ІП 520/2012 [6], положення Порядку[2]^N).

Подання узагальнених даних про систему фармаконагляду до уповноваженого органу є вимогою до заяви на державну реєстрацію (ст. 8(3)(іа) Директиви 2001/83/ЄС та положення Порядку проведення експертизи реєстраційних матеріалів [7]^N). Зазначені узагальнені дані про систему фармаконагляду повинні містити інформацію про місцезнаходження МФСФ (див. розділ II.B.2.1).

Цей модуль містить детальний опис щодо вимог до МФСФ, включаючи його ведення, зміст та надання до уповноваженого органу.

II.B. Структури та процеси

Наявність МФСФ є законодавчою вимогою ЄС, України ^N .У даному модулі представлені вимоги до МФСФ, що застосовуються для будь-якого лікарського засобу, зареєстрованого в ЄС, в Україні^N, незалежно від процедури реєстрації. Вимоги до змісту та ведення МФСФ діють незалежно від організаційної структури заявника (власника реєстраційного посвідчення), включаючи будь-яку субпідрядну або делеговану діяльність, чи місцезнаходження, де вона здійснюється. Незалежно від того, де здійснюються інші види діяльності (окрім фармаконагляду) ^N, місце постійного проживання УОВФ/ КОВФ^N, місцезнаходження, де вона виконує свої функціональні обов’язки, повинні бути в межах ЄС, України^N . Якщо УОВФ не проживає вУкраїні, на території України призначається єдина КОВФ, яка проживає і працює в Україні та підзвітна УОВФ. КОВФ повинна мати відповідний документ, що підтверджує її повноваження. МФСФ повинен знаходитись або бути доступним ^N в межах України. ^N

Зміст МФСФ має відображати глобальну доступність інформації з безпеки лікарських засобів, дозволених до медичного застосування в ЄС, Україні ^N, представляючи інформацію щодо системи фармаконагляду, яка застосовується на глобальному, місцевому та регіональному рівні.

II.B.1. Цілі

МФСФ повинен описувати систему фармаконагляду та підтверджувати/документувати її відповідність вимогам законодавства України. Окрім дотримання вимог щодо МФСФ, викладених у положеннях Порядку[2]^N та ННПФ, МФСФ повинен також сприяти належному плануванню та проведенню аудитів заявником (власником реєстраційного посвідчення), виконанню контролюючих функцій УОВФ/ КОВФ^N і проведенню аудитів системи фармаконагляду уповноваженою установою^N чи іншого контролю за дотриманням вимог. МФСФ містить огляд системи фармаконагляду, який може вимагатися та оцінюватися уповноваженим органом під час процедури реєстрації або в післяреєстраційний період.

Шляхом створення та ведення МФСФ заявник (власник реєстраційного посвідчення) та УОВФ матимуть змогу:

• гарантувати, що система фармаконагляду була впроваджена відповідно до вимог законодавства;
• підтвердити відповідність системи фармаконагляду вимогам законодавства;
• отримати інформацію про недоліки системи фармаконагляду або недотримання вимог законодавства;
• отримати інформацію про ризики або поточні порушення у реалізації окремих напрямків здійснення фармаконагляду.

Використання цієї інформації має сприяти належному управлінню та вдосконаленню системи фармаконагляду.

Вимоги до подання заявником (власником реєстраційного посвідчення) до уповноваженого органу узагальнених даних про систему фармаконагляду, надання МФСФ та історії внесених змін повинні забезпечувати планування і ефективне проведення уповноваженим органом інспекції у ЄС та аудиту системи фармаконагляду уповноваженою установою^N в Україні на основі ризик-орієнтованого підходу.

Обов’язки щодо МФСФ з боку заявників (власників реєстраційного посвідчення), уповноважених органів та Європейської агенції лікарських засобів (EMA) докладно описані в розділі С (див. II.C.1.) та в Україні відповідно положень Порядку [2] ^N.

II.B.2. Реєстрація та ведення

II.B.2.1. Узагальнені дані про систему фармаконагляду заявника (власника реєстраційного посвідчення)

Згідно статті 8(3) (іа) Директиви 2001/83/ЄС [1] та положення Порядку проведення експертизи реєстраційних матеріалів [7] ^N у модулі 1.8.1 заяви про державну реєстрацію лікарського засобу повиннні бути представлені  узагальнені дані системи фармаконагляду заявника (власника реєстраційного посвідчення), що містить наступну інформацію:

підтвердження того, що заявник (власник реєстраційного посвідчення)

• має у своєму розпорядженні УОВФ/ КОВФ^N, якщо вона відмінна від УОВФ ^N;
• контактні дані УОВФ/ КОВФ^N, якщо вона відмінна від УОВФ ^N;

гарантійний лист заявника (власника реєстраційного посвідчення)

• про забезпечення функціонування належної системи нагляду за безпекою лікарських засобів при їх медичному застосуванні, у тому числі в Україні ^N;
• місце здійснення основної діяльності з ФН;
• місцезнаходження МФСФ для лікарського засобу.

Від заявників (власників реєстраційного посвідчення) на реєстрацію традиційних рослинних лікарських засобів, не вимагається надання узагальнених даних про їх системи фармаконагляду, однак вони зобов’язані мати діючу систему фармаконагляду та створити, вести і надавати на вимогу доступ до МФСФ (стаття 16g (1) Директиви 2001/83/ЄС [1], в Україні відповідно положення Порядку проведення експертизи[7] ^N).

Для інших рослинних лікарських засобів, що не підпадають під процедуру реєстрації, як  традиційні лікарські засоби, вимагається мати діючу систему фармаконагляду, створити, вести і надавати на запит МФСФ та подавати узагальнені дані про систему фармаконагляду.

Для гомеопатичних лікарських засобів, зареєстрованих по спрощеній процедурі, в Україні згідно вимог додатку 7 до Порядку проведення експертизи [7] ^N не вимагається мати систему фармаконагляду, вести і надавати на вимогу доступ до МФСФ, а також надавати узагальнені дані про систему фармаконагляду (стаття 16(3) Директиви 2001/83/ЄС [1], в Україні відповідно положення Порядку проведення експертизи [7] ^N).

Для інших гомеопатичних лікарських засобів, що не підпадають під спрощену процедуру реєстрації, в Україні згідно вимог додатку 7 до Порядку проведення експертизи [7] ^N вимагається мати діючу систему фармаконагляду, створити, вести і надавати на вимогу доступ до МФСФ та надавати узагальнені дані про систему фармаконагляду (стаття 16(3) Директиви 2001/83/ЄС [1] в Україні згідно вимог додатку 7 до Порядку проведення експертизи [7] ^N) .

II.B.2.2. Місцезнаходження, реєстрація та зберігання майстер-файлу системи фармаконагляду

МФСФ, незалежно від формату (паперовий або електронний), повинен зберігатися у місці, де ведеться основна діяльність з фармаконагляду заявника (власника реєстраційного посвідчення) або у місці, де працює УОВФ/ КОВФ^N (стаття 7(1) ІП 520/2012 [6]).

У випадку, коли УОВФ територіально знаходиться поза межами України, а на території України її представляє / КОВФ, то МФСФ повинен знаходитись у межах доступу, і в ньому повинна бути відображена інформація щодо здійснення нагляду за безпекою лікарських засобів на території України^N.

При поданні заяви на реєстрацію заявник (власник реєстраційного посвідчення) повинен надати інформацію про розміщення МФСФ, використовуючи погоджений формат (стаття 26 1(а) ІП 520/2012 [6]) та послідовно включити в заяву референтний номер МФСФ, який є унікальним кодом призначеним системою EudraVigilance для майстер-файлу при обробці повідомлення про лікарський засіб EudraVigilance (XEVPRM) (див.^[1]). Після видачі реєстраційного посвідчення МФСФ буде пов’язаний заявником (власником реєстраційного посвідчення) до коду лікарського засобу зі словника лікарських засобів EudraVigilance (EVMPD). Всі МФСФ мають бути зареєстровані в бази даних за статтею 57 Регламенту (ЄС) № 726/2004 [5]. В Україні при поданні заяви на реєстрацію заявник (власник реєстраційного посвідчення) повинен зазначити дані щодо МФСФ: його наявності, номеру, місцезнаходження відповідно до положень Порядку проведення експертизи    [7].Законодавством не передбачено реєстрація МФСФ в EudraVigilance ^N   .

Заявники (власники реєстраційного посвідчення) повинні продовжувати гарантувати, що внесені ними дані в базу даних за статтею 57 Регламенту (ЄС) № 726/2004 [5] для лікарських засобів для людини є оновленими, включаючи УОВФ, ім’я та контактні дані (номер телефону та факсу, поштова адреса та електронна пошта) та інформацію про місцезнаходження МФСФ (ст. 4 (4) ІП 520/2012 [6]). Після зміни інформації про УОВФ або місцезнаходження МФСФ база даних за статтею 57 Регламенту (ЄС) № 726/2004 [5] повинна оновлюватися заявником (власником реєстраційного посвідчення) одразу, та не пізніше ніж за 30 днів, з метою оновлення інформації в базі даних за статтею 57 Регламенту (ЄС) № 726/2004 [5] та на Європейському веб-порталі лікарських засобів, що вказано в статті 26(1) Регламенту (ЄС) № 726/2004 [5] та постійного контролю уповноваженими  органами (стаття 4 (4) ІП 520/2012 [6], стаття 57 (2)(с) Регламенту (ЄС) № 726/2004 [5] (див.^[2]). В Україні заявник (власник реєстраційного посвідчення) повинен гарантувати, що інформація, надана ним у короткому описі системи фармаконагляду, є основною, включаючи УОВФ/ КОВФ : ім’я, контактні дані (номер телефону, факсу, поштова адреса та електронна пошта) та інформація про місцезнаходження МФСФ. Після зміни інформації про УОВФ/ КОВФ або місцезнаходження МФСФ заявник (власник реєстраційного посвідчення) повинен заявити такі зміни у визначеному законодавством порядку (положення Порядку проведення експертизи [7]) ^N   .

Необхідна інформація про місцезнаходження МФСФ – це дані про місцезнаходження приміщення заявника (власника реєстраційного посвідчення) або третьої сторони – підрядника. Якщо МФСФ зберігається в електронному форматі, у якості місцезнаходження повинне бути вказане місце, де ці дані безпосередньо доступні, і цього достатньо в розумінні фактичного електронного розміщення (стаття 7(3) ІП 520/2012 [6]).

При визначенні основного місця ведення діяльності з фармаконагляду, заявнику (власнику реєстраційного посвідчення) слід розглянути найбільш відповідне для системи фармаконагляду місцезнаходження, оскільки відносна важливість певної діяльності може змінюватися в залежності від лікарських засобів та в короткостроковій перспективі. Власник реєстраційного посвідчення повинен відповідно обґрунтувати вибір місцезнаходження МФСФ. У ситуації, коли основна діяльність ведеться за межами ЄС, України ^N, або коли не можна визначити місце, де ведеться основна діяльність з фармаконагляду, місцезнаходженням МФСФ повинне бути приміщення, де працює УОВФ/ КОВФ^N.

II.B.2.3. Передача відповідальності за майстер-файл системи фармаконагляду

Система фармаконагляду з часом може змінюватися. Передача або делегування обов’язків та діяльності, пов’язаних з МФСФ, повинні бути відповідним чином задокументовані (див. підрозділи II.B.4.2. та II.B.4.8.ННПФ) й організовані з тим, щоб гарантувати, що заявник (власник реєстраційного посвідчення) виконує свої зобов’язання. З моменту, коли у функціональних обов’язках УОВФ/ КОВФ^N зазначено про відповідальність за систему фармаконагляду, УОВФ також потрібно інформувати про будь-які зміни до МФСФ з метою підтримки її повноваження щодо удосконалення системи фармаконагляду. Зміни, про які необхідно регулярно і своєчасно інформувати УОВФ/ КОВФ^N включають:

• оновлення МФСФ або зміна його місцезнаходження, що доводяться до відома уповноваженого органу;
• внесення коригуючих та/або запобіжних заходів до МФСФ (наприклад, після проведення аудитів, інспекцій та аудитів системи фармаконагляду уповноваженою установою^N відповідно положень Порядку [2]) ^N). УОВФ/ КОВФ^N повинна також мати доступ до інформації про відхилення від процесів, визначених у системі управління якістю у фармаконагляді;
• зміни змісту МФСФ, що відповідають критеріям належного нагляду за системою фармаконагляду (з точки зору ресурсів, функціонування та дотримання вимог);
• зміни умов подання МФСФ до уповноважених органів;
• передача значної частини діяльності з фармаконагляду третій стороні (наприклад, складання регулярного оновлюваного звіту з безпеки третьою особою);
• включення лікарських засобів до системи фармаконагляду, за яку несе відповідальність УОВФ/ КОВФ^N;
• зміни до лікарських засобів, охоплених системою фармаконагляду, що можуть вимагати змін або збільшення робочого навантаження з фармаконагляду, наприклад, нові показання до застосування, дослідження.

Будь-яка УОВФ/ КОВФ^N повинна офіційно у письмовій формі отримувати інформацію про такі зміни:

• передача УОВФ/ КОВФ^N відповідальності за систему фармаконагляду.

УОВФ/ КОВФ^N повинна мати змогу перевірити і гарантувати, що інформація в МФСФ є точним і актуальним відображенням системи фармаконагляду, за яку вона відповідає (див. модуль I ННПФ).

 

II.B.3. Репрезентація системи фармаконагляду

Згідно статті 1(28е) Директиви 2001/83/ЄС [1] та Порядку [2] ^N, МФСФ повинен описувати систему фармаконагляду для одного або декількох лікарських засобів заявника (власника реєстраційного посвідчення). Для різних категорій лікарських засобів заявника (власника реєстраційного посвідчення) можуть, якщо доречно, застосовуватися окремі системи фармаконагляду. Кожна така система повинна бути описана в окремому МФСФ. Ці МФСФ повинні в сукупності охоплювати всі лікарські засоби заявника (власника реєстраційного посвідчення), які були зареєстровані відповідно до положень Директиви 2001/83/ЄС чи Постанови (ЄС) № 726/2004 [5] та положень Порядку проведення експертизи реєстраційних матеріалів [7] ^N:

• Вважається, що в деяких випадках заявник (власник реєстраційного посвідчення) може запровадити більше однієї системи фармаконагляду, наприклад, спеціальні системи для певних груп лікарських засобів (наприклад, вакцин, безрецептурні лікарські засоби, тощо), або що системи фармаконагляду можуть охоплювати лікарські засоби більш ніж одного заявника (власника реєстраційного посвідчення). У будь-якому випадку, кожну систему повинен описувати окремий МФСФ.
• Згідно статей 8 і 104 Директиви 2001/83/ЄС [1] та положень Порядку [2] ^N, повинна бути призначена єдина УОВФ/ КОВФ^N, яка відповідатиме за створення та підтримку системи фармаконагляду, що описана у МФСФ. Кожна система фармаконагляду заявника (власника реєстраційного посвідчення) може мати лише одну УОВФ. Якщо УОВФ не проживає в Україні, на території України призначається єдина КОВФ, яка проживає і працює в Україні та підзвітна УОВФ (положення Порядку [2] ^N).
• Якщо система фармаконагляду є спільною для декількох заявників (власників реєстраційного посвідчення), кожен заявник (власник реєстраційного посвідчення) несе відповідальність за гарантування наявності МФСФ для опису системи фармаконагляду, що застосовується до його лікарських засобів. Заявник (власник реєстраційного посвідчення) може делегувати (наприклад, партнерові або підряднику) шляхом укладання письмової угоди частину або всю діяльність з фармаконагляду для окремого препарату(ів), за яку заявник (власник реєстраційного посвідчення) несе відповідальність. У цьому випадку в МФСФ заявника (власника реєстраційного посвідчення) може даватися посилання на весь чи окремі розділи МФСФ, що регулюється системою сторони, якій була делегована діяльність, відповідно до угоди про доступ до інформації такої системи для заявника (власника реєстраційного посвідчення) та уповноваженого органу. Заявник (власник реєстраційного посвідчення) повинен гарантувати, що зміст документації, що стосується системи фармаконагляду, на яку він посилається, застосовується до його лікарських засобів. Діяльність з підтримки МФСФ в актуальному і доступному стані може бути делегована.
• Коли доцільно, перелік усіх МФСФ, що є власністю заявника (власника реєстраційного посвідчення), повинен надаватися у додатку (див. підрозділ II.B.4.8. ННПФ) (стаття 3(7) ІП 520/2012 [6], положення Порядку[2]^N), включно з даними про їх місцезнаходження, інформацією про УОВФ/ КОВФ^N, і відповідний лікарський(і) засіб(засоби).
• Узагальнені дані (короткий опис системи ФН ^N ), що надаються до уповноваженого органу, не можуть містити декілька місцезнаходжень для одного МФСФ. Адреса місцезнаходження МФСФ, що вимагається відповідно до статті 8(3) Директиви 2001/83/ЄС [1] (та в межах бази даних за статтею 57 Регламенту (ЄС) № 726/2004 [5]) та положень Порядку проведення експертизи реєстраційних матеріалів [7] ^N, повинна бути адресою місцезнаходження, де ведеться основна діяльність з фармаконагляду заявника (власника реєстраційного посвідчення), або приміщення, де працює УОВФ/ КОВФ^N. Ця адреса може відрізнятися від адреси заявника (власника реєстраційного посвідчення), наприклад, у випадку іншого місцезнаходження заявника (власника реєстраційного посвідчення) або коли третя сторона веде основну діяльність з фармаконагляду.
• Аналогічно, дані УОВФ/ КОВФ^N для конкретного лікарського засобу в базі даних за статтею 57 Регламенту (ЄС) № 726/2004 [5], відповідно до положень Порядку проведення експертизи [7] ^N можуть бути даними УОВФ/ КОВФ^N підрядника, який відповідає за систему фармаконагляду цього препарату, а не обов’язково УОВФ/ КОВФ^N, безпосередньо найнятої заявником (власником реєстраційного посвідчення).
• При делегуванні будь-якої діяльності, пов’язаної із системою фармаконагляду і МФСФ, заявник (власник реєстраційного посвідчення) несе повну остаточну відповідальність за систему фармаконагляду, надання інформації про місцезнаходження МФСФ, його ведення та надання на вимогу уповноваженому органу (стаття 6 ІП 520/2012 [6] та положеннями Порядку ^N [2]та Порядку проведення експертизи [7] ^N). Повинні існувати письмові угоди, які детально описують функції та обов’язки щодо змісту МФСФ, його подання та ведення, а також регулювання здійснення фармаконагляду відповідно до вимог законодавства (на основі статті 6 ІП 520/2012 [6] та положень Порядку [2]) ^N.
• У випадку спільної системи фармаконагляду рекомендується, щоб партнери узгодили, як спільно вести відповідні розділи своїх МФСФ. Доступ до МФСФ для усіх відповідних заявників (власників реєстраційного посвідчення), а також його подання до уповноваженого органу, повинні бути визначені в письмових угодах. Критично важливо, щоб заявник (власник реєстраційного посвідчення) міг отримати підтвердження того, що система фармаконагляду, що використовується для його лікарських засобів, є належною та відповідною.

II.B.4. Інформація, що повинна міститися в майстер-файлі системи фармаконагляду

МФСФ повинен містити принаймні усі документи, перелічені у статті 2 ІП 520/2012 [6] та у положеннях Порядку [2] ^N.

МФСФ повинен містити документи, що описують систему фармаконагляду. Зміст МФСФ повинен відображати глобальну доступність інформації з безпеки лікарських засобів, зареєстрованих в ЄС, Україні. Зміст МФСФ повинен бути пронумерований з тим, щоб забезпечити ефективний пошук у документі, бути організованим за модульною системою, описаною в наступних розділах, і мати заголовки додатків, описані в підрозділі II.B.6.1. ННПФ. Основний принцип структури змісту МФСФ полягає в тому, що основні розділи містять інформацію, необхідну для опису системи фармаконагляду. Детальна інформація потрібна для повного опису системи, і оскільки вона може часто змінюватися, то повинна бути включена у формі посилань та міститися у додатках. Контроль, пов’язаний зі змінами змісту МФСФ, описаний в підрозділі II.B.5.ННПФ.

Допускається, що якщо раніше не видавалося реєстраційне посвідчення (і не існував МФСФ), деяка інформація у МФСФ не може бути надана на початковій стадії, наприклад, інформація про відповідність, однак, замість цього повинна надаватися інформація, про те, що буде впроваджено.

II.B.4.1. Розділ майстер-файлу системи фармаконагляду щодо уповноваженої особи, відповідальної за фармаконагляд

Контактна інформація про УОВФ/ КОВФ^N в Україні, якщо вона відмінна від УОВФ ^N, повинна бути зазначена в заяві на реєстрацію (стаття 8(3)(іа) Директиви 2001/83/ЄС [1] та положення Порядку проведення експертизи реєстраційних матеріалів [7]) ^N та/або в базі даних за статтею 57 Регламенту (ЄС) № 726/2004 [5].

Інформація про УОВФ, що міститься в МФСФ (стаття 2(1) ІП 520/2012 [6] та положення Порядку [2]) ^N, повинна включати:

• перелік обов’язків для гарантування того, що УОВФ/ КОВФ^N має достатні повноваження щодо створення системи фармаконагляду, підтримки та покращення її функціонування, у тому числі в Україні ^N;
• резюме з ключовою інформацією про роль УОВФ, включаючи підтвердження реєстрації в базі даних EudraVigilance; В Україні законодавчо не передбачена реєстрація МФСФ в базі даних EudraVigilance ^N ;
• контактні дані;
• відомості про резервні механізми, що будуть задіяні у випадку відсутності УОВФ;
• інформацію про обов’язки КОФ, у тому числі в Україні, якщо вона відмінна від УОВФ ^N, включаючи контактну інформацію про неї.

У додатки (див. підрозділ II.B.4.8. ННПФ) необхідно включити перелік завдань, делегованих УОВФ. Необхідно перерахувати діяльність, яку було делеговано, вказати кому саме, і зазначити доступ до особи з медичною освітою у разі необхідності (див. модуль I ННПФ), статтю 10(1) ІП 520/2012 [6] та положення Порядку[2]^N). Цей перелік можна представляти у вигляді копії процедурного документа за умови, що він містить усю необхідну інформацію.

Інформація, що надається, стосовно УОВФ, повинна також містити дані про кваліфікацію, досвід роботи та реєстрації відносно фармаконагляду (включаючи реєстрацію в EudraVigilance; в Україні законодавчо не передбачено реєстрацію УОВФ/ КОВФ в базі даних EudraVigilance ^N). Контактні дані повинні включати прізвище, ім’я, по-батькові, поштову адресу, телефон, факс та адресу електронної пошти, які є робочими контактними даними УОВФ/ КОВФ^N і можуть не співпадати з адресою заявника (власника реєстраційного посвідчення). Якщо УОВФ, була найнята третьою стороною, навіть, якщо її робоча адреса є адресою місцезнаходження заявника (власника реєстраційного посвідчення), це необхідно зазначити і вказати назву компанії, у якій працює УОВФ.

II.B.4.2. Розділ майстер-файлу системи фармаконагляду щодо організаційної структури заявника (власника реєстраційного посвідчення) посвідчення

У цьому розділі необхідно описати організаційну структуру заявника (власника реєстраційного посвідчення) відносно системи фармаконагляду. Цей розділ повинен містити опис залучених компаній, головних підрозділів з фармаконагляду та взаємозв’язків між організаціями і підрозділами, що мають відношення до виконання зобов’язань з фармаконагляду. В опис необхідно включати третіх осіб, залучених до діяльності, пов’язаної зі здійсненням фармаконагляду. Зокрема, МФСФ повинен описувати:

• організаційну структуру заявника(ів) (власника(ів) реєстраційного посвідчення) із зазначенням посади УОВФ в організації;
• місце(я), де проводиться діяльність з фармаконагляду, що включає збір повідомлень про випадки побічних реакцій, їх оцінку, введення у базу даних з безпеки, генерування регулярно оновлюваних звітів з безпеки, виявлення та аналіз сигналів, управління планом управління ризиками, а також до- та післяреєстраційними дослідженнями, управління змінами з безпеки, короткій характеристиці лікарського(их) засобу(ів)/ інструкції для медичного застосування (стаття 2(2) ІП 520/2012 [6], положення Порядку [2], положення Порядку проведення експертизи реєстраційних матеріалів [7]) ^N.

Інформацію у цьому розділі можна наглядно представити у вигляді діаграм із зазначенням назви підрозділу або третьої сторони.

Делегована діяльність

МФСФ повинен містити опис делегованої  заявником (власником реєстраційного посвідчення) діяльності та/або послуг з виконання зобов’язань з фармаконагляду, якщо такі мають місце (стаття 2(6) ІП 520/2012 [6], положення Порядку [2]) ^N. Делегована діяльність включає в себе домовленості з іншими сторонами у будь-якій країні світу та на глобальному рівні стосовно системи фармконагляду, що застосовується до лікарських засобів, зареєстрованих в ЄС, Україні ^N.

У цьому розділі необхідно надати інформацію про зв’язки з іншими організаціями, зокрема угоди про спільну маркетингову діяльність або договори про послуги з фармаконагляду. Потрібно надати інформацію про місцезнаходження і суть договорів та угод, що стосуються виконання зобов’язань з фармаконагляду. Така інформація може бути представлена у вигляді списку/таблиці із зазначенням залучених сторін, їх обов’язків та відповідних лікарських засобів і країн. Список повинен бути сформований відповідно до: постачальників послуг (наприклад, медична інформація, аудитори, організатори програм підтримки пацієнтів, управління даними досліджень тощо), комерційних угод (дистриб’ютори, партнери, спільний маркетинг тощо) та інших технічних послуг (хостинг комп’ютерних систем тощо). У додатках надають список договорів (див. підрозділ II.B.4.8.ННПФ), а самі договори повинні бути доступні на запит уповноваженого органу або під час проведення аудитів, інспекцій, аудиту системи фармаконагляду уповноваженою установою^N.

II.B.4.3. Розділ майстер-файлу системи фармаконагляду щодо джерел даних з безпеки

Опис основних підрозділів зі збору даних з безпеки повинен включати інформацію про всі відповідальні сторони на глобальному рівні для організованого та спонтанного збору даних з безпеки лікарських засобів. Такий опис повинен включати медичні інформаційні сайти, а також філіали організації, і може бути викладений у формі переліку із зазначенням країни, характеру діяльності і лікарського засобу(ів) (якщо діяльність пов’язана конкретним лікарським засобом) та контактних даних (адреса, телефон і електронна пошта) дільниці. Цей перелік може бути розміщений у додатках МФСФ. Інформація про треті сторони (партнерів або локальні угоди щодо дистрибуції/маркетингових заходів) також повинна бути включена до розділу, що описує договори і угоди (див. II.B.4.2. та II.B.4.8 ННПФ).

Інформацію можна представляти у вигляді блок-схем із зазначенням основних етапів, строків та залучених сторін. Незалежно від представлення, опис процесів від збору до подання повідомлень про побічні реакції до уповноважених органів повинен відображати залучені підрозділи та/або треті сторони.

З метою аудиту, інспекції, аудиту системи фармаконагляду уповноваженою установою^N, джерела даних з безпеки повинні включати дані, що надходять з досліджень, включаючи будь-які дослідження, реєстри, програми спостережень чи підтримки, що фінансуються заявником (власником реєстраційного посвідчення), за допомогою яких можна збирати повідомлення про побічні реакції. Заявники (власники реєстраційного посвідчення) повинні мати змогу підготувати та надати перелік таких джерел при проведенні аудиту, інспекції, аудиту системи фармаконагляду уповноваженою установою^N та контролю УОВФ/ КОВФ^N. З метою гармонізації, рекомендується, щоб перелік був всеохоплюючим для зареєстрованих лікарських засобів, незалежно від їх показань, форми випуску чи способу застосування. У переліку повинні бути зазначені на глобальному рівні статус кожного дослідження/програми, задіяні країни, лікарський(і) засіб(засоби) і головні цілі. Потрібно також зазначити чи є дослідження інтервенційним, чи неінтервенційним, а сам перелік повинен бути сформований за міжнародною непатентованою назвою діючої речовини лікарського засобу. Перелік повинен бути вичерпним та включати усі поточні дослідження/програми, а також дослідження/програми, завершені протягом останніх двох років, і може міститися в додатку або надаватися окремо.

II.B.4.4. Розділ майстер-файлу системи фармаконагляду щодо комп’ютеризованих систем і баз даних

В МФСФ повинні бути описані розташування, функціональність та практична відповідальність за комп’ютеризовані системи і бази даних, що використовуються для отримання, обробки, запису та надання інформації з безпеки, а також представлена оцінка придатності таких систем і баз даних для виконання їх мети (стаття 2(3) ІП 520/2012 [6], положення Порядку [2]) ^N.

Якщо використовуються декілька комп’ютеризованих систем/баз даних, їх придатність для діяльності з фармаконагляду повинна бути описана таким чином, щоб надати чітке уявлення про ступінь комп’ютеризації в рамках системи фармаконагляду. Також повинен бути описаний валідаційний статус ключових аспектів роботи комп’ютерної системи; інформація про процедури контролю внесення змін, характер тестування, процедури резервування та електронні сховища даних, що важливі для відповідності фармаконагляду, повинні бути включені в узагальнену інформацію, та повинен бути описаний характер доступної документації. Для систем на основі паперових носіїв (коли електронна система може використовуватися тільки для подачі термінових повідомлень про побічні реакції) слід описати управління даними і механізми забезпечення цілісності та доступності даних про безпеку, зокрема, узагальнення інформації про побічні реакції лікарських засобів.

II.B.4.5. Розділ майстер-файлу системи фармаконагляду щодо процесів фармаконагляду

Важливим елементом будь-якої системи фармаконагляду є наявність чітких письмових процедур. Модуль I ННПФ описує необхідний мінімальний набір письмових процедур для здійснення фармаконагляду. В МФСФ повинні міститися опис доступної процедурної документації (стандартні операційні процедури, інструкції на центральному та/або національному рівнях тощо), тип даних, що зберігаються (наприклад, тип даних випадку, що зберігається для повідомлень про побічні реакції), та спосіб ведення записів (наприклад, база даних з безпеки, паперові документи на дільниці отримання).

В МФСФ повинні міститися опис процесів, обробки даних і записів для здійснення фармаконагляду, що охоплює наступні аспекти:

• безперервний моніторинг профілю користь/ризик лікарського засобу(ів), результатів оцінки, процесу прийняття рішень для вжиття відповідних заходів; генерація сигналу, його виявлення і оцінка. А також ряд письмових процедур та інструкцій, що стосуються вихідних даних бази даних з безпеки, взаємодії з клінічними департаментами тощо;
• систему(и) управління ризиками і моніторинг результатів заходів з мінімізації ризиків; до даної діяльності можуть бути залучені декілька підрозділів, і їх взаємодія повинна бути регламентована в письмових процедурах або угодах;
• збір повідомлень про індивідуальні випадки, пов’язані з безпекою, узагальнення даних повідомлень, подальше відстеження (follow-up), оцінка та звітування; процедури, що при цьому застосовуються, повинні уточнювати діяльність на глобальному та національному рівнях;
• планування термінів генерації регулярно оновлюваних звітів з безпеки, їх підготовка та подання (див. модуль VII ННПФ);
• інформування з питань безпеки споживачів, спеціалістів системи охорони здоров’я і уповноваженого органу;
• внесення змін з безпеки до короткої характеристики лікарського засобу/ інструкції для медичного застосування; процедури повинні охоплювати як внутрішню, так і зовнішню комунікацію (стаття 2(4) ІП 520/2012 [6], положення Порядку [2], положення Порядку проведення експертизи реєстраційних матеріалів [7]). ^N

Стосовно кожного з цих аспектів заявник (власник реєстраційного посвідчення)  повинен бути в змозі надати докази існування системи, що забезпечує належне і своєчасне прийняття рішень і вжиття заходів.

Опис повинен супроводжуватися переліком процесів, зазначених у статті 11(1) ІП 520/2012 [6], положення Порядку [2] ^N щодо контролю відповідності, а також взаємодії з іншими функціями. Взаємодія з іншими функціями включає (однак не обмежується) функціональні обов’язки та відповідальність УОВФ/ КОВФ^N, відповіді на запити уповноваженого органу про надання інформації, літературний пошук, медична наукова література ^N   , контроль змін в базі даних з безпеки, договір про обмін даними з безпеки, архівування даних з безпеки, аудит фармаконагляду, контроль якості і навчання персоналу. Цей перелік може бути розміщений у додатках, і повинен містити реєстраційний номер процедурного документу, заголовок, дату набуття чинності і тип документу (для усіх стандартних операційних процедур, робочих інструкцій, інструкцій тощо). Повинні бути чітко ідентифіковані процедури, що стосуються постачальників послуг та інших третіх сторін. До переліку не вимагається включати документи, що стосуються відповідних вимог законодавства країни, де зареєстровано лікарський засіб, охоплений цією системою фармаконагляду, але їх перелік може вимагатися на законодавчому рівні країни де зареєстровані лікарські засоби, що охоплені цією процедурою. Якщо жодна або лише деякі країни використовують спеціальні місцеві (національні) процедури, це має бути вказано із зазначенням, де зареєстровані лікарські засоби, що охоплені цією системою.

II.B.4.6. Розділ майстер-файлу системи фармаконагляду щодо ефективності (продуктивності ^N) системи фармаконагляду

МФСФ повинен містити дані про проведення постійного моніторингу ефективності (продуктивності ^N) системи фармаконагляду, в тому числі дотримання вимог щодо основних результатів фармаконагляду. МФСФ повинен включати опис методів моніторингу, що застосовуються, і містити щонайменше:

• опис процедури оцінки коректності подання повідомлень про індивідуальні випадки, пов’язані з безпекою. У додатку повинні бути надані цифрові дані/графіки, що демонструють своєчасність подання звітів у 15- та 90-денний строк у попередньому році;
• опис цільових показників, що використовуються для контролю якості подання даних та здійснення фармаконагляду. Це включає інформацію, надану уповноваженим органом щодо якості наданих повідомлень про індивідуальні випадки, пов’язані з безпекою, регулярно оновлюваних звітів з безпеки чи іншої інформації, що подається заявником (власником реєстраційного посвідчення);
• загальні відомості про своєчасність подання регулярно оновлюваних звітів з безпеки до уповноважених органів (додаток повинен містити останні дані, що використовувалися заявником (власником реєстраційного посвідчення) для оцінки відповідності);
• короткий опис методів, що використовуються для забезпечення своєчасності подання заяв на зміни з безпеки у порівнянні з внутрішніми граничними строками та строками, передбаченими вимогам законодавства, а також відслідковування необхідних змін з безпеки, що були виявлені, але заяви на які ще не були подані;
• у відповідних випадках надаються узагальнені дані щодо дотримання зобов’язань з виконання плану управління ризиками або інших зобов’язань чи умов, що стосуються фармаконагляду, дотримання яких було умовою видачі реєстраційного посвідчення.

Необхідно описати і пояснити цільові показники ефективності (продуктивності ^N   ) системи фармаконагляду. Перелік показників ефективності (продуктивності ^N   ) потрібно надати у додатку до МФСФ (ст. 3(6), ст. 9 ІП 520/2012 [6], положення Порядку [2]) ^N разом з фактичними результатами оцінки такої ефективності (продуктивності ^N   ).

II.B.4.7. Розділ майстер-файлу системи фармаконагляду про систему якості

Опис системи управління якістю потрібно представити в рамках структури організації і застосування системи якості до фармаконагляду. Такий опис повинен включати:

Контроль документації та записів

Потрібно надати опис механізмів архівування електронних та/або друкованих версій МФСФ, а також короткий опис процедур, що застосовуються до інших систем якості та записів і документів з фармаконагляду (див. також модуль I ННПФ).

Процедурні документи

• Загальний опис документів, що використовуються у фармаконагляді (стандарти, операційні процедури, робочі інструкції тощо), доступність різних документів на глобальному, регіональному або локальному рівні в рамках організації, а також методів контролю їх доступності, впровадження та супроводу.
• Інформація про системи документації, що використовуються для відповідних процесуальних документів під контролем третіх осіб.

Необхідно надати перелік спеціальних процедур і процесів, пов’язаних з діяльністю з фармаконагляду та взаємодією з іншими функціональними підрозділами, з докладною інформацією про те, як ці процедури можуть бути оцінені (ст. 2(5)(а) ІП 520/2012 [6], положення додатку 11 до Порядку [2] ^N ). Детальна інструкція про їх  включення описана у підрозділі II.B.4.5 ННПФ.

Навчання

• Опис управління ресурсами для виконання діяльності з фармаконагляду:
  • організаційна структура із зазначенням кількості співробітників (повної зайнятості), залучених до діяльності з фармаконагляду, що може бути надана в розділі, що описує організаційну структуру(див. підрозділ II.B.4.3 ННПФ)
• Інформація про місцезнаходження персоналу (ця інформація описана в розділах II.B.4.2 і II.B.4.3 ННПФ), зазначена у МФСФ відповідно до організації кожного виду діяльності з фармаконагляду, і у додатку, у якому зазначена контактна інформація щодо місцезнаходження джерел даних з безпеки. Однак, слід надати пояснення про організацію навчання відповідно до інформації про персонал та його місцезнаходження;
• Короткий опис концепції навчання, в тому числі посилання на розміщення навчальних файлів.

Персонал (не тільки співробітники підрозділів з фармаконагляду, а й будь-які працівники, які можуть отримувати повідомлення про індивідуальні випадки, пов’язані з безпекою) повинен бути відповідно навчений для здійснення діяльності з фармаконагляду.

Аудит

Інформація про аудит забезпечення якості у системі фармаконагляду повинна бути включена до МФСФ. У додатку необхідно надати опис підходу, що використовуються для планування аудитів системи фармаконагляду, механізму звітності і строків, а також поточний перелік запланованих і проведених аудитів, що стосуються системи фармаконагляду, відповідно до підрозділу II.B.4.8 (ст. 3(5) ІП 520/2012 [6], положення Порядку [2]) ^N. Цей перелік повинен містити дату проведення аудиту, дату подання звіту, мету і стан здійснення аудитів постачальників послуг, специфічних видів діяльності з фармаконагляду або підрозділів, що здійснюють діяльність з фармаконагляду, та їх взаємодію з іншими підрозділами організації, що мають відношення до виконання зобов’язань з фармаконагляду, зазначених у Директиві 2001/83/ЄС [1], положення Порядку [2] ^N і повинен охоплювати 5-річний період.

МФСФ повинен також містити коротку інформацію про всі аудити, в результаті яких було виявлено значимі результати. Це означає, що необхідно вказати наявні результати, що підпадають під критерії суттєвих або критичних невідповідностей (див. модуль IV ННПФ). Звіт з аудиту повинен бути задокументований у системі якості, а в МФСФ достатньо надати короткий опис коригуючих та/або запобіжних заходів щодо значимих результатів аудиту, дату їх виявлення та очікувану дату(и) їх усунення з перехресним посиланням на звіт аудиту та задокументований план(и) коригуючих та запобіжних заходів. У випадку, якщо плани коригуючих та/або запобіжних заходів або результати не погоджені для певного аудиту, до МФСФ слід включити необхідну примітку, що вказує «плани коригуючих або запобіжних заходів мають бути погоджені». У додатку в переліку проведених аудитів слід вказати аудити, що позначені приміткою «непогоджені» у МФСФ. Примітка та пов’язані коригуючі та/або запобіжні заходи повинні міститися в МФСФ до тих пір, поки коригуючі та/або запобіжні заходи не будуть вжиті в повному обсязі. Тобто примітка видаляється лише після того, як були застосовані відповіднізаходи та/або підтверджено незалежною стороною істотне покращення системи (ст. 104(2) Директиви 2001/83/ЄС [1], положення Порядку [2]) ^N. Доповнення, зміни або видалення інформації про аудити повинні реєструватися в журналі, коригування.

В якості засобу управління системою фармаконагляду та підстави для проведення аудиту, інспекції або аудиту системи фармаконагляду уповноваженою установою^N, в МФСФ слід також описувати процес обліку, управління та усунення виявлених відхилень в системі якості. В МФСФ слід також документувати відхилення від процедур фармаконагляду, їх вплив і управління ними до моменту їх вирішення (ст. 4(3) ІП 520/2012 [6], положення Порядку [2]) ^N. Ці відхилення можна документувати у вигляді списку з посиланням на звіт про відхилення, його дату та відповідну процедуру.

II.B.4.8. Додаток до майстер-файлу системи фармаконагляду

Додаток до МФСФ повинен містити такі документи:

• Перелік лікарських засобів, на які розповсюджується МФСФ, включаючи назву лікарського засобу, міжнародну непатентовану назву діючої речовин(и) та назву країни, у якій є діюча реєстрація (ст. 3 ІП 520/2012 [6], положення Порядку [2]) ^N.

Перелік лікарських засобів повинен також включати реєстраційний номер та інформацію про:

• тип процедури реєстрації лікарського засобу та номер процедури (наприклад, лікарський засіб зареєстрований за централізованою процедурою, на національному рівні, включаючи ті, які зареєстровані за процедурою взаємного визнання та децентралізованою процедурою);
• наявність на фармацевтичному ринку ЄС, України ^N (ст. 23(а) Директиви 2001/83/ЄС [1], ст. 13(4) Регламенту (ЄС) № 726/2004 [5], положення Порядку [2], положення Порядку проведення експертизи реєстраційних матеріалів [7] ^N);
• інші країни, де лікарський засіб зареєстрований чи наявний на фармацевтичному ринку.

Перелік повинен бути структурований за міжнародною непатентованою назвою діючої речовини, і, у відповідних випадках, необхідно зазначити специфічні для лікарського засобу вимоги до моніторингу безпеки (наприклад, заходи з мінімізації ризиків, що містяться в плані управління ризиками або були умовою видачі реєстраційного посвідчення, нестандартна періодичність генерації регулярно оновлюваних звітів з безпеки, реферативна процедура за статтею 31 Директиви 2001/83/ЄС [1] або включені в перелік описаний в статті 23 Регламенту (ЄС) № 726/2004 [5] та ін.). Більш детальна інформація про моніторинг може бути надана окремим списком.

Для лікарських засобів, що включені у різні системи фармаконагляду, наприклад, коли заявник (власник реєстраційного посвідчення)  має більш ніж одну систему фармаконагляду або у випадку делегування системи фармаконагляду за угодою третій стороні, у додатках окремим списком необхідно надати посилання на інші МФСФ таким чином, щоб вся номенклатура лікарських засобів заявника (власника реєстраційного посвідчення) співвідносилася з відповідними МФСФ.

У випадку ведення спільних систем фармаконагляду, необхідно включити усі лікарські засоби, для яких використовується така система фармаконагляду, з тим щоб був доступним увесь перелік лікарських засобів, включених до МФСФ. Ці переліки можуть бути представлені у вигляді окремих списків, згрупованих за заявником(ами) (власником(ами) реєстраційного посвідчення) для кожного лікарського засобу, або може включатися окрема примітка для опису лікарського(их) засобу(ів) та заявників (власників реєстраційного посвідчення).

• Перелік письмових норм і процедур з метою відповідності статті 11(1) ІП 520/2012 (ст. 3 ІП 520/2012) [6], положень Порядку [2] ^N.
• Перелік угод, що стосуються делегування діяльності, включаючи лікарські засоби та територію(ї), у відповідності зі статтею 6(2) ІП 520/2012 (див. ІІ.В.4.3) (ст. 3(3) ІП 520/2012) [6], положення Порядку [2] ^N.
• Перелік завдань, делегованих УОВФ/ КОВФ^N (ст. 3(4) ІП 520/2012 [6], положення Порядку [2]). ^N
• Список усіх завершених аудитів за п’ятирічний термін та список графіків проведення аудитів (ст. 3(5) ІП 520/2012 [6], положення Порядку [2]) ^N.
• Перелік показників ефективності (продуктивності^N) діяльності з фармаконагляду організації (якщо доречно), у відповідності зі статтею 9 ІП 520/2012 [6] (ст. 3(6) ІП 520/2012), положення Порядку [2] ^N.
• Перелік інших МФСФ, якщо такі ведуться тим же заявником (власником реєстраційного посвідчення) (ст. 3(7) ІП 520/2012 [6], положення Порядку [2]) ^N.

Цей перелік повинен містити номер(и) МФСФ(ів), назву заявника (власника реєстраційного посвідчення) УОВФ/ КОВФ^N, який відповідає за систему фармаконагляду, що застосовується. Якщо до управління системою фармаконагляду залучена третя сторона, що не є заявником (власником реєстраційного посвідчення), необхідно також зазначити назву постачальника послуг.

• Журнал коригувань згідно статті 5(4) ІП 520/2012 (ст. 3(8) ІП 520/2012) [6], положення Порядку [2] ^N . Іншу документацію щодо контролю змін слід включати у разі необхідності. При документуванні змін у МФСФ необхідно вказати принаймні дату зміни, прізвище, ім’я, по-батькові особи, відповідальної за таку зміну, суть зміни (ст. 5(4) ІП 520/2012 [6], положення Порядку [2]) ^N.

II.B.5. Контроль змін, журнал коригувань, версії та архівування

Заявникам (власникам реєстраційного посвідчення) необхідно створити системи контролю змін та мати надійні процеси, що дозволяють постійно бути поінформованими про відповідні зміни з метою належного ведення МФСФ. Уповноважений орган може вимагати інформацію про важливі зміни в системі фармаконагляду. Такі важливі зміни включають, однак не обмежуються, наступними:

• зміни в базі(ах) даних з безпеки або в базах даних, безпосередньо пов’язаних з нею, валідаційного статусу бази даних, а також інформації про передані або перенесені на іншу платформу дані;
• зміни у наданні значних послуг у сфері фармаконагляду, особливо договори, що стосуються подання даних з безпеки;
• організаційні зміни, такі як поглинання, злиття, зміни у приміщеннях, де здійснюється фармаконагляд, або делегування/передача управління МФСФ.

Ці зміни необхідно документувати в МФСФ для контролю змін (у журналі коригувань), і УОВФ/ КОВФ^N повинна завжди бути поінформована про такі зміни.

Зміни до МФСФ повинні реєструватися таким чином, щоб можна було прослідкувати історію змін (із зазначенням дати та суті змін). Опис змін МФСФ повинен міститися у журналі коригувань, описаному у статті 5(4) ІП 520/2012 [6], положеннях Порядку [2] ^N.

Історія змін інформації, що міститься в додатках, може бути «на вимогу». В цьому випадку журнал коригувань повинен містити дату перегляду вмісту МФСФ та/або оновлення додатку(ів), необхідно також оновити історію внесення змін у додатки. Інформація, що регулярно оновлюється і міститься в додатках, така як переліки лікарських засобів та стандартних операційних процедур або показники відповідності, може отримуватися з контрольованих систем (наприклад, таких як системи електронного документообігу або бази даних). Версії цих документів можуть підтримуватися окремо від МФСФ за умови, що ведеться історія їх змін і вона може бути надана на вимогу уповноважених органів. Якщо МФСФ не запитувався або залишається незмінним протягом певного часу (наприклад, коли зміни у змісті додатків ведуться поза межами МФСФ), рекомендується проводити його регулярний перегляд. Заявники (власники реєстраційного посвідчення) повинні гарантувати виконання зобов’язання щодо своєчасного надання МФСФ. УОВФ/ КОВФ^N повинна мати доступ до актуальної та точної інформації про систему фармаконагляду, а тому їй повинен бути забезпечений постійний доступ до МФСФ, в тому числі до інформації, що міститься в додатках (безпосередньо через МФСФ, або ж через доступ до систем, що використовуються для створення додатків).

Заявники (власники реєстраційного посвідчення) повинні бути в змозі обґрунтувати обраний метод і розробити процедури контролю документації з метою належного управління процесом ведення МФСФ. Як основа для аудиту,  інспекції, аудиту системи фармаконагляду уповноваженою установою^N, МФСФ повинен містити опис поточного стану системи фармаконагляду, однак може виникати потреба у розумінні того як функціонувала система фармаконагляду в минулому.

Зміни до МФСФ повинні також враховувати спільні системи фармаконагляду та делеговану діяльність. З метою забезпечення повноти контролю змін, необхідно реєструвати та зберігати інформацію про дату та суть повідомлень про зміни, що надані до уповноважених органів, УОВФ/ КОВФ^N, та відповідним третім сторонам.

МФСФ повинен зберігатися у спосіб, що забезпечує його точність і доступність (ст. 5 і ст. 7 ІП 520/2012 [6], положення Порядку [2]) ^N.

II.B.6. Представлення майстер-файлу системи фармаконагляду

УОВФ/ КОВФ^N повинна мати постійний доступ до МФСФ (ст. 7(2) ІП 520/2012 [6], положення Порядку [2] ^N) , а уповноважений орган – доступ на вимогу (ст. 16(3а) Постанови (ЄС) № 726/2004 [5], ст. 23(4) Директиви 2001/83/ЄС [1], ст. 7 ІП 520/2012 [6], положення Порядку [2] ^N) . Інформація, що міститься у МФСФ, повинна бути лаконічною, точною і відображати поточний стан системи фармаконагляду. Незалежно від формату МФСФ, повинна існувати можливість підтримувати інформацію в актуальному стані і, за необхідності, вносити зміни з урахуванням накопиченого досвіду, технічного і наукового прогресу та змін до вимог законодавства (ст. 4(1) ІП 520/2012 [6], положення Порядку [2] ^N) . МФСФ повинен бути наданий протягом 7 днів на вимогу уповноваженого органу (ст. 23(4) Директиви 2001/83/ЄС [1], положення Порядку [2] ^N). Проте уповноважений орган може також вимагати негайного доступу до МФСФ або з місцезнаходження МФСФ або з місця роботи УОВФ або КОФ в Україні (якщо відрізняються) ^N.

II.B.6.1. Формат та структура

МФСФ може вестись в електронному форматі за умови, що на запит уповноваженого органу може бути  видана впорядкована друкована версія (ст. 5(3) ІП 520/2012 [6], положення Порядку [2]) ^N. Незалежно від формату, інформація, що міститься у МФСФ, повинна бути розбірливою, повною, викладеною у спосіб, що забезпечує доступність всієї документації і дозволяє повністю відслідковувати зміни. Доцільно обмежити доступ до МФСФ з метою забезпечення належного контролю за його змістом та призначити спеціальні обов’язки з управління МФСФ стосовно управління змінами та архівування.

МФСФ повинен бути викладений українською чи ^N англійською мовою, проіндексований відповідно до заголовків, описаних в даному модулі (ст. 5(2) ІП 520/2012 [6], положеннях Порядку [2] ^N) , і забезпечувати простоту навігації по змісту. У разі викладення МФСФ англійською мовою, в Україні також повинен бути наявний переклад розділів МФСФ українською^N. Рекомендується використання електронних закладок і системи пошуку по тексту. Такі документи як копії підписаних заяв або угод, повинні бути включені у якості додатків і описані в алфавітно-предметному покажчику.

Документи, що входять до МФСФ, та сам МФСФ повинні бути представлені з наступними заголовками, а у друкованому варіанті – в такому порядку:

Титульний аркуш повинен містити:

• унікальний номер; унікальний номер, призначений Системою EV майстер-файлу системи фармаконагляду, коли XEVPRM обробляється у XEVMPD (база даних ст. 57 Регламенту (ЄС) № 726/2004 [5]). Реєстрація в базі даних EudraVigilance на території України не передбачена вимогами законодавства.
• назву заявника (власника реєстраційного посвідчення), назву заявника (власника реєстраційного посвідчення) уповноваженої особи, відповідальної за описану систему фармаконагляду (якщо відрізняється), а також назву третьої сторони уповноваженої особи, відповідальної за описану систему фармаконагляду (якщо застосовується);
• назви інших зацікавлених заявників (власників реєстраційного посвідчення) (у разі спільного використання системи фармаконагляду);
• перелік МФСФ заявника (власника реєстраційного посвідчення) (для лікарських засобів, що мають різні системи фармаконагляду);
• дату складання/останнього оновлення.

Заголовки, описані у розділі II.B.4 ННПФ, повинні використовуватися для упорядкування основного змісту МФСФ. Мінімальний необхідний зміст додатків описано в підрозділі II.B.4.8 ННПФ. В додатки може бути включена додаткова інформація за умови дотримання вимог щодо змісту основних розділів (II.B.1-7). Нижче описується порядок формування додатків; пункти списку є описанням можливого змісту (а не обов’язкових заголовків):

УОВФ, додаток А

• Список завдань, які були делеговані уповноваженою особою, відповідальною за фармаконагляд, або відповідний процедурний документ.
• Резюме УОВФ, і пов’язані з ним документи
• Контактна інформація (в тому числі дані про КОФ) ^N. За необхідності, контактна інформація, додаткова до тієї, що міститься у базі даних, що зазначена у статті 57 Регламенту (ЄС) № 726/2004 [5].

Організаційна структура заявника (власника реєстраційного посвідчення), додаток В

• Списки договорів і угод

Джерела даних з безпеки, додаток C

• Переліки з описом джерел даних з безпеки, наприклад, партнерів та третіх сторін

Комп’ютеризовані системи і бази даних, додаток D

Процес фармаконагляду та процедури у письмовому вигляді, додаток Е

• Переліки процедурних документів

Ефективність (продуктивність ^N   ) системи фармаконагляду, додаток F

• Переліки показників ефективності
• Поточні результати оцінки ефективності по відношенню до показників ефективності

Система контролю якості у фармаконагляді, додаток G

• Графік аудитів
• Перелік аудитів, що проводяться та тих, що завершені

Лікарські засоби, додаток H

• Перелік(и) лікарських засобів, що охоплені даною системою фармаконагляду
• Будь-які зауваження щодо заявника (власника реєстраційного посвідчення) по кожному лікарському засобу

Контроль документації та записів, додаток I

• Журнал коригувань
• Документація щодо історії змін змісту додатків, проіндексована відповідно до порядку додатків, та їх зміст, якщо не надається безпосередньо у відповідному додатку.

Документація щодо повідомлень і підписів, що стосуються МФСФ, якщо передбачено. Якщо вміст додатку відсутній, немає потреби подавати порожні сторінки з заголовками, однак, додатки, які надаються, повинні бути названі відповідно до описаного формату. Наприклад, додаток Е не може бути перейменований в додаток D у випадку, коли додаток про комп’ютеризовані системи і бази даних не використовується, додаток D повинен просто бути позначений як «невикористаний» в покажчику для того, щоб одержувачі МФСФ були впевнені, що такий додаток відсутній не в результаті помилки.

II.C. Функціонування систем фармаконагляду в ЄС, Україні^N

II.C.1. Обов’язки

II.C.1.1. Заявники (власники реєстраційних посвідчень)

Заявники (власники реєстраційного посвідчення)  повинні мати систему фармаконагляду з метою забезпечення контролю та нагляду за безпекою лікарських засобів. Вони також несуть відповідальність за створення та ведення МФСФ, що містить дані про систему фармаконагляду щодо одного або декількох лікарських засобів (ст. 23(4), ст. 104(3)(b) Директиви 2001/83/ЄС [1], ст. 16(3а) Постанови (ЄС) 726/2004 [5]). Згідно статей 8(3)(ia) та 104(3) Директиви 2001/83/ЄС [1], положень Порядку [2] ^N) повинна бути призначена єдина уповноважена особа, відповідальна за створення та супровід системи фармаконагляду, описаної в МФСФ.

На момент подання заяви на отримання реєстраційного посвідчення, заявники (власники реєстраційного посвідчення) повинні мати короткий опис системи фармаконагляду, що буде використовуватись з моменту отримання реєстраційного посвідчення та розміщення лікарського засобу на фармацевтичному ринку країни. Під час проведення експертизи реєстраційних матеріалів від заявника (власника реєстраційного посвідчення) може вимагатися надання копії МФСФ для оцінки.

Заявник (власник реєстраційного посвідчення) несе відповідальність за створення МФСФ у країні ЄС, Україні ^N (на будь-якому місці заявника (власника реєстраційного посвідчення) або партнера, в тому числі – підрядника або маркетингового партнера) та за зазначення місцезнаходження МФСФ у заяві на реєстрацію лікарського засобу ^N та у базі даних за статтею 57 Регламенту (ЄС) № 726/2004 [5]. МФСФ відповідно  до положень Порядку проведення експертизи [7] ^N повинен описувати існуючу на поточний момент систему фармаконагляду. В МФСФ може бути включена інформація про елементи системи, що будуть реалізовані в майбутньому, але вони повинні бути чітко зазначені як заплановані, а не як впроваджені чи поточні.

Створення та підтримка МФСФ в актуальному і доступному стані (постійно доступному з метою проведення аудитів, інспекції, аудиту системи фармаконагляду уповноваженою установою^N   і його подання до уповноваженого органу може бути доручене третій стороні, проте заявник (власник реєстраційного посвідчення)  несе повну остаточну відповідальність за дотримання вимог законодавства.

Заявник (власник реєстраційного посвідчення)  також несе відповідальність за негайне повідомлення уповноваженого органу про будь-які зміни даних про УОВФ (або КОФ) ^N, а також зміни у місцезнаходженні МФСФ. EMA повинна поновити відповідно дані у базі даних EudraVigilance, як зазначено у cтатті 24(1) Регламенту (ЄС) № 726/2004 [5] та, за необхідності, на веб-порталі EMA, що зазначено у cтатті 26(1) Регламенту (ЄС) № 726/2004 [5] (cтаття 4(4) ІП 520/2012 [6]).

В Україні заявник (власник реєстраційного посвідчення) у разі будь-яких змін даних про УОВФ/ КОВФ а також у разі зміни місцезнаходження повинен заявити такі зміни у визначеному законодавством порядку (положення Порядку проведення експертизи [7] ^N).

II.C.1.2. Уповноважений орган

Уповноважений орган зобов’язаний здійснювати нагляд за системами фармаконагляду заявників (власників реєстраційного посвідчення) (декларативна частина 7 Директиви 2010/84/ЄС [3], положення Порядку [2]) ^N. Відповідно до цієї вимоги, уповноважений орган повинен проводити експертизу узагальнених даних про систему фармаконагляду, включених до заяви на реєстрацію лікарського засобу. Повний МФСФ може вимагатися в будь-який момент, наприклад, для перевірки опису системи фармаконагляду заявника (власника реєстраційного посвідчення), який раніше не реєстрував лікарські засоби в Україні ^N або коли існують специфічні питання з приводу системи фармаконагляду та/або профілю безпеки лікарських засобів, а також у рамках підготовки до інспекції, аудиту системи фармаконагляду уповноваженою установою^N   (див. модуль III ННПФ). Інформація про зміни в узагальнених даних або змісті МФСФ буде також використовуватися для планування та проведення інспекцій, аудиту системи фармаконагляду уповноваженою установою^N   .

Що стосується лікарських засобів, що були зареєстровані за централізованою процедурою, держава ЄС, у якій розміщений майстер-файл, буде контролюючим органом (декларативна частина 22 Регламенту 1235/2010 [4], ст. 18(3) Регламенту (ЄС) № 726/2004 [5]). Відносно систем фармаконагляду, що включають лікарські засоби, зареєстровані за централізованою процедурою, а також національною процедурою, включаючи лікарські засоби, зареєстровані за процедурою взаємного визнання або децентралізованою процедурою, національні уповноважені органи контролюють систему фармаконагляду у співпраці з контролюючим органом та EMA. Що стосується систем фармаконагляду, які не включають лікарські засоби, зареєстровані за централізованою процедурою, національні уповноважені органи країнзалишаються відповідальними за контроль системи фармаконагляду та співпрацюють разом для мінімізації дублювання зусиль.

Національні уповноважені органи спільно застосовують інформацію про системи фармаконагляду та використовують інформацію для інформування національних програм інспекцій, аудитів системи фармаконагляду уповноваженою установою^N, що проводяться на підставі оцінки ризику. Інспектори/аудитори^N уповноважених органів/установ^N повідомлятимуть про недотримання вимог законодавства та ННПФ, включаючи недотримання вимог до МФСФ та системи фармаконагляду (див. модуль III ННПФ).

II.C.1.3. Європейська агенція лікарських засобів/Міністерство охорони здоров’я України^N

Відносно лікарських засобів, зареєстрованих за централізованою процедурою, EMA координує інспекції заявників (власників реєстраційного посвідчення) або їх постачальників послуг. Нагляд за системою фармаконагляду базується на місцезнаходженні МФСФ, при цьому держава ЄС, у якій знаходиться майстер-файл, стає контролюючим органом (стаття 18(3) Регламенту (ЄС) № 726/2004 [5]). EMA може запрошувати майстер-файл системи фармаконагляду для виконання своєї координаційної ролі.

Основним обов’язком EMA у відношенні до МФСФ є підтримка всеєвропейської бази даних, розповсюдження інформації та координація діяльності на території ЄС. Для цього EMA, співпрацюючи з державами ЄС та Європейською Комісією, несе відповідальність за створення та підтримку веб-порталу EMA для розповсюдження інформації про лікарські засоби, зареєстровані в ЄС (стаття 26 Регламенту (ЄС) № 726/2004 [5]). EMA координує перелік лікарських засобів, що описаний у статті 57 Регламенту (ЄС) № 726/2004 [5], який забезпечує практичний механізм поновлення інформації щодо місцезнаходження МФСФ, контактної інформації про УОВФ та лікарські засоби, пов’язані з системою фармаконагляду, яка описана в МФСФ. Перелік місць знаходження в ЄС, де зберігаються майстер-файли системи фармаконагляду, має бути загальнодоступним, завдяки розміщенню на веб-порталі EMA (стаття 26(1)(е) Регламенту (ЄС) № 726/2004 [5]).

В Україні Міністерство охорони здоров’я України встановлює правила, вимоги до заявників (власників реєстраційного посвідчення) лікарських засобів, вакцин, туберкуліну, та їх зобов’язання, що викладені у Порядку [2]. Фармаконагляд здійснює Центр на виконання покладених на нього повноважень щодо фармаконагляду відповідно до вимог законодавста. Центр проводить аудит системи фармаконагляду заявника (власника реєстраційного посвідчення). Центр може вимагати від заявника (власника реєстраційного посвідчення) майстер-файл системи фармаконагляду(положення Порядку [2] ^N).

II.C.2. Доступ до майстер-файлу системи фармаконагляду

МФСФ повинен підтримуватися в актуальному стані і бути постійно доступним для УОВФ/ КОВФ^N (ст. 4(1), ст. 7(2) ІП 520/2012 [6], положення Порядку [2]) ^N. МФСФ також повинен бути постійно доступним при проведенні інспекції, аудиту системи фармаконаглядууповноваженою установою^N  за місцезнаходженням (за вказаною адресою), незалежно від того, чи було заздалегідь попереджено про інспекцію, аудит системи фармаконагляду уповноваженою установою^N  чи ні (ст. 7(3) ІП 520/2012 [6], положення Порядку [2]).

Відповідно до статті 104 (3)(b) Директиви 2001/83/ЄС [1], положень Порядку [2], положень Порядку проведення експертизи реєстраційних матеріалів [7] ^N заявник (власник реєстраційного посвідчення) повинен мати та надавати на вимогу уповноваженого органу копію МФСФ. Заявник (власник реєстраційного посвідчення)  повинен надати копію не пізніше 7 днів після отримання запиту від уповноваженого органу. МФСФ повинен бути наданий в доступному для читання електронному форматі або у вигляді друкованої копії.

У випадку, якщо один МФСФ використовується більш ніж одним заявником (власником реєстраційного посвідчення) (у разі спільного використання системи фармаконагляду), він повинен бути доступним для кожного із заявників (власників реєстраційного посвідчення) з тим, щоб будь-хто з них, у разі необхідності, був у змозі подати МФСФ до уповноваженого органу протягом 7 днів (ст. 23(4) Директиви 2001/83/ЄС [1], ст. 7(4) ІП 520/2012 [6], положення Порядку [2]) ^N.

МФСФ не повинен вимагатися регулярно при проведенні експертизи реєстраційних матеріалів на лікарські засоби, що подаються на державну реєстрацію, однак його надання може вимагатися на ситуативній основі, зокрема якщо впроваджується нова система фармаконагляду або, якщо виявлені питання з безпеки, пов’язані з лікарським засобом, чи питання дотримання вимог щодо фармаконагляду.

II.C.3. Прозорість

Для забезпечення прозорості та у комунікативних цілях інформація про місцезнаходження МФСФ має оприлюднюватися на веб-порталі EMA (стаття 26(1)(е) Регламенту (ЄС) № 726/2004 [5]).

В Україні законодавчо не передбачено оприлюднення інформації про місцезнаходження МФСФ^N.